Lær-guide
Sådan opretter du en kunde
En kunde er den post, der holder virksomhedsoplysninger, gennemgangskontakter, fakturaoplysninger, valuta og faktureringsoplysninger forbundet på tværs af hele Otterflow-arbejdsgangen.
Trin
Opret kundeposten først.
Clients
Manage clients, billing contacts, and review recipients in one place.
Client | Currency | Review Contact | Review email | Invoice Contact | Invoice Email | Status | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Northstar Studio | USD | Jamie O'Neil | review@northstar.example | Jamie O'Neil | billing@northstar.example | Active | |
Brightline Labs | EUR | Mira Jensen | hello@brightline.example | Mira Jensen | finance@brightline.example | Active | |
Aster Creative | GBP | Theo Miller | ops@aster.example | Theo Miller | accounts@aster.example | Active | |
Lumen Works | USD | Priya Shah | projects@lumen.example | Priya Shah | ap@lumen.example | Active | |
Orbit Studio | EUR | Jonas Klein | review@orbit.example | Jonas Klein | billing@orbit.example | Active |
Step 1 of 6
Åbn Kunder
Åbn Kunder fra dashboardets sidemenu, når du skal tilføje eller administrere de personer og virksomheder, du fakturerer.
Klar til at bruge Otterflow med dine egne kunder?
Opret dit eget arbejdsområde og brug Otterflow med dine kunder, arbejdslogs, gennemgange og fakturaer.
Detaljeret guide
Opret en kunde i Otterflow, trin for trin
Denne tekstversion forklarer den samme arbejdsgang mere detaljeret, så siden kan forstås uden at være afhængig af den visuelle gennemgang ovenfor.
Trin 1
Åbn kundeområdet
Brug dashboardets sidemenu til at åbne Kunder. Det er her, kundeposter bliver listet, søgt frem, åbnet, oprettet, arkiveret og administreret. Start her, før du opretter projekter eller logger arbejde for en ny virksomhed.
Trin 2
Indtast virksomhed og valuta
Vælg Ny kunde for at åbne kundeformularen. På dette trin er de vigtige grundoplysninger kundens firmanavn og kundens valuta. Valutaen skal matche, hvordan du fakturerer denne kunde, fordi den gælder på tværs af kundens projekter, arbejdsposter, gennemgange og fakturaer. Timepriser i en anden valuta kan ikke blandes ind i den kundes arbejdsgang, så hold kundevaluta og faktureringsvaluta konsistente fra starten.
Trin 3
Tilføj gennemgangsmodtageren
Tilføj gennemgangskontaktens navn og e-mail for den person, der skal modtage kundens gennemgangslinks. Det er som regel den person, der godkender arbejdet før fakturering. Oplysningerne er først obligatoriske, når du rent faktisk sender en gennemgang, så du kan oprette kunden først og udfylde gennemgangskontakten senere, når du når dertil.
Trin 4
Tilføj fakturakontaktoplysninger
Tilføj fakturaoplysninger, når fakturakladder til denne kunde skal være klar til at blive sendt. Faktureringsmailen er som regel kundens bogholderi- eller kreditormail, men det kan også være samme person som gennemgangsmodtageren, hvis det passer til, hvordan virksomheden arbejder. Faktureringsadresse og betalingsbetingelser er først påkrævet, når fakturaen skal sendes, og de kan tilføjes, efter kunden er oprettet.
Trin 5
Angiv betalingsbetingelser
Angiv betalingsbetingelser for kunden, hvis Otterflow skal beregne fakturaers forfaldsdatoer automatisk. Hvis kunden fx har 14 eller 30 dages betalingsfrist, bruges den indstilling i faktureringstrinnet, så forfaldsdatoen ikke skal beregnes manuelt hver gang.
Trin 6
Gem kunden
Gem formularen ved at vælge Opret kunde. Otterflow opretter kundeposten, lukker kundeformularen og sender dig tilbage til kundeområdet. Derefter kan du oprette projekter for kunden, tilføje timepriser efter behov, logge arbejde, bygge gennemgange, indsamle godkendelser og generere fakturaer ud fra godkendt arbejde.
Trin 7
Arkivér eller slet efter behov
En kunde kan kun slettes, når den ikke har aktive projekter. Et projekt kan kun fjernes fra en kunde, når det ikke har aktive arbejdsposter. Hvis en kunde har eksisterende aktivitet, og du ikke længere vil se den på listen over aktive kunder, kan du arkivere kunden i stedet. Arkivering bevarer den historiske arbejdsgang, mens kunden skjules fra den aktive liste.