Tidsregistrering er nemt. Kundegodkendelse før fakturering er ikke.

Værktøjer som Toggl, Harvest og Clockify gør tidsregistrering nemt.

Du kan registrere timer, organisere arbejde efter projekt og generere timesedler på få minutter.

Men for mange freelancere, konsulenter og bureauer er tidsregistrering kun halvdelen af processen.

Den rigtige udfordring starter, når arbejdet er færdigt, og fakturaen er ved at blive sendt.

Kløften mellem tidsregistrering og fakturering

De fleste freelancere følger et arbejdsforløb som dette:

registrér tid -> opret faktura -> send faktura

Problemet?

Kunder gennemgår ofte arbejdet for første gang, når de modtager fakturaen.

Det skaber unødvendig frem og tilbage:

• Spørgsmål om fakturerbare timer
• Spørgsmål om udført arbejde
• Spørgsmål om projektets omfang
• Anmodninger om afklaring
• Forsinkelser på fakturaen

Fakturaen bliver både en betalingsanmodning og et dokument til gennemgang af projektet.

Det er der, tingene bliver akavede.

Fakturaen bør ikke være det første sted, hvor kunden for alvor gennemgår arbejdet.

Hvorfor kundegodkendelse betyder noget

Et bedre arbejdsforløb er:

registrér tid -> send arbejdsresumé -> kundegodkendelse -> faktura

Før fakturering får kunden et klart overblik over:

• Tidsposter
• Udført arbejde
• Projektets fremdrift
• Udlæg
• Leverancer

Kunden kan gennemgå, kommentere, bede om ændringer eller godkende.

Når det er godkendt, bliver fakturering langt enklere.

Der er færre spørgsmål.

Færre forsinkelser.

Færre overraskelser.

Freelanceren ved, at kunden har set, hvad der er inkluderet.

Kunden ved, hvad de godkender.

Og fakturaen kan forblive det, den bør være:

et betalingsdokument.

Tidsregistreringssoftware er ikke bygget til kundegodkendelse

Det meste tidsregistreringssoftware blev designet til at hjælpe freelancere med at registrere tid.

Det er dens opgave.

Og mange værktøjer løser den opgave godt.

Men tidsregistreringssoftware blev ikke rigtig designet til at håndtere godkendelsesprocessen mellem færdigt arbejde og fakturering.

Derfor er mange freelancere stadig afhængige af:

• PDF-timesedler
• Mailtråde
• Regneark-eksporter
• Manuelle godkendelsesanmodninger

Arbejdet bliver registreret.

Men kundens gennemgangsproces er stadig manuel.

Det er kløften.

Hvor Otterflow passer ind

Otterflow er bygget til trinnet mellem tidsregistrering og fakturering.

I stedet for at sende en rå timeseddel eller faktura kan du:

1. Logge dit arbejde
2. Oprette et kundeklart arbejdsresumé
3. Sende det til godkendelse
4. Modtage kundens godkendelse
5. Generere fakturaen automatisk

Ingen kundekonto påkrævet.

Ingen kompliceret opsætning.

Bare et enkelt godkendelsesforløb før fakturering.

Målet er ikke at tilføje mere administration.

Målet er at gøre overleveringen renere.

Freelanceren får overblik.

Kunden får klarhed.

Fakturaen bliver sendt, efter arbejdet allerede er godkendt.

Et bedre faktureringsforløb for freelancere

Tidsregistrering er allerede løst.

Muligheden ligger i at forbedre det, der sker bagefter.

Hvis du jævnligt sender timesedler, arbejdsresuméer, timefakturaer eller projektfakturaer, kan et enkelt kundegodkendelsestrin gøre fakturering hurtigere og nemmere for begge parter.

For det at blive betalt bør ikke starte med at forklare fakturaen.

Det bør starte med godkendt arbejde.