Sådan blev Otterflow til

Otterflow blev skabt omkring én enkel idé:

trinnet før fakturering bør behandles som sit eget arbejdsforløb.

Ikke gemt inde i en tidsregistrering.
Ikke håndteret gennem en rodet mailtråd.
Ikke sprunget helt over.

Et ordentligt godkendelsestrin.

Det blev fundamentet for produktet.

Et arbejdsforløb, ikke bare et dokument

Den første beslutning var, at en godkendelse ikke bare skulle være en PDF eller et statisk resumé.

Den skulle opføre sig som et lille arbejdsforløb.

Freelanceren forbereder godkendelsen, vælger hvilket arbejde der skal med, tjekker detaljerne og sender den til kunden.

Kunden kan derefter godkende den eller bede om ændringer.

Først derefter kommer fakturaen.

Så strukturen blev:

arbejdsposter -> kundegodkendelse -> godkendelse -> faktura

Den rækkefølge er hele pointen.

En kundeklar godkendelse

En stor del af Otterflow handler om at gøre internt arbejde til noget, en kunde faktisk kan forstå.

Arbejdslogger er som regel skrevet til freelanceren selv. De kan være rodede, detaljerede eller usammenhængende.

En godkendelse skal være renere.

Den skal vise perioden, det inkluderede arbejde, beløbet og konteksten tydeligt nok til, at kunden ved, hvad de godkender.

Derfor bliver godkendelsen ikke behandlet som en eftertanke. Den er den vigtigste overlevering mellem freelancer og kunde.

En let kundeoplevelse

Kundesiden skulle være ekstremt enkel.

Ingen konto.
Ingen adgangskode.
Ingen onboarding.

Bare et sikkert godkendelseslink.

Kunden åbner det, læser resuméet og enten godkender eller beder om ændringer.

Det var vigtigt, fordi kunden ikke er den primære bruger af Otterflow. Det er freelanceren.

Så kundeoplevelsen skal være klar nok til at skabe tillid, men enkel nok til at holde sig ude af vejen.

Godkendelse som et rigtigt trin

Godkendelse i Otterflow er ikke bare en pæn knap.

Det er en tydelig tilstand i arbejdsforløbet.

En godkendelse kan være i kladde, sendt, godkendt eller sendt retur med anmodning om ændringer.

Det giver begge parter en klarere forståelse af, hvor tingene står.

Det betyder også, at fakturaen kan oprettes ud fra noget, der allerede er accepteret, i stedet for ud fra arbejde, der stadig er uklart eller venter på bekræftelse.

Bygget til at holde fokus

Mange freelanceværktøjer forsøger at dække alt: projekter, opgaver, kontrakter, tilbud, regnskab, betalinger og kundehåndtering.

Otterflow blev designet til at være smallere.

Fokus er overleveringen mellem færdigt arbejde og fakturering.

Derfor er produktet bygget op omkring godkendelser og fakturaoprettelse i stedet for at forsøge at blive et fuldt projektstyringssystem.

Målet er ikke at erstatte alle de værktøjer, en freelancer bruger.

Målet er at gøre netop denne del af freelancearbejdet langt renere.

Små detaljer betyder noget

En stor del af tankearbejdet gik til små detaljer.

For eksempel bør kunder kunne bede om ændringer i stedet for kun at godkende eller ignorere godkendelsen.

Freelanceren bør kunne se statussen tydeligt.

Fakturaen bør oprettes ud fra godkendt arbejde, ikke bygges manuelt op et andet sted.

Og det hele bør føles roligt, professionelt og let at følge.

De detaljer betyder noget, fordi de reducerer tøven.

Kunden forstår, hvad de skal gøre.
Freelanceren forstår, hvad der sker som det næste.

Idéen bag Otterflow

Otterflow er bygget omkring en meget enkel rækkefølge:

forbered arbejdet, del det til godkendelse, få godkendelsen, og fakturér derefter.

Det er produktet.

Ikke en kompliceret platform.
Ikke et kæmpe administrationssystem.
Ikke endnu et sted, hvor alt bliver begravet.

Bare et fokuseret arbejdsforløb til at få kundens godkendelse, før du fakturerer.

Det er det, der gør Otterflow anderledes.

Det giver godkendelsen sin egen plads, sin egen status og sit eget formål.

Og når først den del er klar, bliver fakturering meget nemmere.